Government Relocations in Berlin – Reliable & Efficient

Ein Umzug im öffentlichen Bereich hat eigene Anforderungen. Diese Punkte besprechen wir mit Ihnen vorab.

Akten und Datenschutz

Akten mit personenbezogenen Daten dürfen unterwegs nicht offen liegen. Wir verpacken sie in geschlossenen Kartons oder Behältern und transportieren sie ohne Zwischenstopp. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, klären wir vorher mit Ihrer Datenschutz- oder Sicherheitsbeauftragten.

IT und Technik

Rechner, Bildschirme, Drucker und Telefone verpacken wir gesondert und beschriften sie nach Arbeitsplatz. Das Abbauen und Anschließen von Servern und Netzwerktechnik übernimmt in der Regel Ihre IT-Abteilung oder ein Dienstleister. Wir stimmen die Zeiten so ab, dass beides ineinandergreift.

Umzug in Etappen

Große Dienststellen ziehen selten auf einmal um. Wir planen den Umzug abteilungsweise, damit immer ein Teil der Verwaltung erreichbar bleibt. Jede Etappe hat einen eigenen Raumplan.

Halteverbot und Zufahrt

Vor vielen Amtsgebäuden in Berlin ist das Halten nur eingeschränkt möglich. Wir beantragen die nötige Halteverbotszone und klären Zufahrt, Lastenaufzug und Anlieferzeiten mit der Hausverwaltung.

Möbel und Archivschränke

Schreibtische, Rollcontainer und Regale bauen wir ab und am neuen Standort wieder auf. Schwere Archivschränke und Tresore planen wir gesondert ein, bei Bedarf mit unserem Schwertransport.

Was einen Behördenumzug von einem Büroumzug unterscheidet

Ein Behördenumzug folgt anderen Regeln als ein privater oder gewerblicher Umzug. Die Vergabe läuft oft über formale Verfahren mit Leistungsbeschreibung und Angebot. Datenschutz und Aktenvorschriften spielen eine größere Rolle. Der Publikumsverkehr muss so wenig wie möglich gestört werden, und oft sind mehrere Abteilungen mit eigenen Ansprechpersonen beteiligt. Wir sind es gewohnt, mit solchen Rahmenbedingungen zu arbeiten, und liefern Angebote, die die geforderten Positionen klar ausweisen.

Archive und Registraturen

Archive sind oft der aufwendigste Teil eines Behördenumzugs. Akten müssen in der richtigen Reihenfolge verpackt, beschriftet und am neuen Standort wieder genauso eingeräumt werden. Wir arbeiten mit nummerierten Archivkartons und Lagerplänen. Jeder Karton erhält eine Kennzeichnung, aus der hervorgeht, aus welchem Regal und welchem Fach er stammt und wohin er am Ziel gehört. Rollregalanlagen bauen wir ab und wieder auf, soweit dies ohne Spezialtechnik möglich ist. Bei fest installierten Anlagen stimmen wir uns mit dem Hersteller oder einem Fachbetrieb ab.

Schulen, Kitas und öffentliche Einrichtungen

Neben Ämtern und Verwaltungen ziehen auch Schulen, Kitas, Bibliotheken und andere öffentliche Einrichtungen um. Hier sind die Ferien meist das wichtigste Zeitfenster. Wir planen solche Umzüge rechtzeitig im Voraus, weil die Ferienwochen schnell ausgebucht sind. Klassenzimmer, Lehrmittel, Bibliotheksbestände und Büros werden getrennt geplant, damit am ersten Schultag alles an seinem Platz ist.

Verwandte Leistungen

Für Unternehmen ohne behördliche Vorgaben bieten wir einen Firmenumzug in Berlin an, für einzelne Büros und Etagen den office relocation. Worauf öffentliche Einrichtungen bei der Planung achten sollten, lesen Sie auch in unserem Ratgeber Behördenumzug in Berlin planen. Alte Büromöbel, die nicht mitkommen, entsorgen wir auf Wunsch fachgerecht.

Sicherheitsanforderungen und Zutritt

In vielen Behörden gibt es Sicherheitsvorschriften für externe Dienstleister. Mitarbeitende müssen sich ausweisen, Zutrittslisten werden geführt, und bestimmte Bereiche dürfen nur in Begleitung betreten werden. Wir stellen Ihnen vorab die Namen der eingesetzten Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung und halten uns an Ihre Regeln. Akten mit sensiblen Daten werden in verschlossenen Behältern transportiert, die erst am Ziel von Ihren Mitarbeitenden geöffnet werden. Auf Wunsch dokumentieren wir die Übergabe jedes Behälters schriftlich.

Zeitplanung bei öffentlichen Einrichtungen

Öffentliche Einrichtungen haben oft feste Öffnungszeiten, Sprechstunden und Fristen, die eingehalten werden müssen. Ein Umzug darf den Publikumsverkehr möglichst nicht beeinträchtigen. Deshalb arbeiten wir häufig am Nachmittag nach Schließung, am Abend oder am Wochenende. Bei großen Einrichtungen planen wir mehrere Etappen und stimmen jede einzelne mit den Verantwortlichen ab. Der Zeitplan wird vorab schriftlich festgehalten, damit alle Beteiligten wissen, wann welcher Bereich umzieht.

Nach dem Umzug: Rückbau und Übergabe

Wenn eine Behörde ihre alten Räume verlässt, müssen diese oft in einen vertraglich festgelegten Zustand zurückversetzt werden. Wir bauen Einbauten zurück, entfernen Schilder und Wegweiser, räumen Lager und Keller und übergeben die Flächen besenrein. Auf Wunsch kombinieren wir das mit einer Reinigung. So ist der gesamte Standortwechsel in einer Hand.